仕事術

【ペーパーレス】紙で保管はもうダサい? ペーパーレスのメリット・デメリットについて考えてみた

2021/4/06(火)

   

 

こんにちは。Mr.Tです。
今回はペーパーレスについてです。

 

ペーパーレス。

最近進んでます。

身の回りでは紙の本が電子書籍になったり、切符がICカードやスマホに変わったりなど。

薬局では薬歴が電子薬歴になったり、データ上で書類を保管したりなど少しずつペーパーレスになりつつあります。

しかし、Mr.Tから言わせると、まだまだペーパーレスが進んでいるとは思えません。

もっと紙文化から抜け出した方がいいのではないかと思います。  

今回はペーパーレスについての個人的見解です。    

 

ペーパーレスが進まない理由

紙文化が根強い

新しいものを導入することは誰しも抵抗があります。

今までのやり方を変えるのが面倒くさいからです。

習得すれば楽になるとわかっていても、習得するまでがツライ。

特に歴が長いオールドチームが頑なに動こうとしない。  

パソコンを使えない年寄りが多い

現在では小学校のころからパソコンの授業があり、触ったことがない人はいないでしょう。

しかし、パソコンを使ったことのない、ある一定以上の年代の方たちには未知のものです。

いきなり使えと言われても無理です。  

紙で提出・保管・配布するという規定が多い

何かを提出する際、紙で提出することが多いと思います。

保管や配布も紙であれば容易です。

電子では認められていないものもあるので、紙文化が根強く残っています。  

制度を変えるのが難しい

国でも会社でも一度作った制度を変えることは労力を必要とします。

今まで紙文化だったものを電子に変更するには多くの理解と協力が必要になるでしょう。

一部の文書は法令により電子文書が許可されていないものがある

この通りです。

絶対に紙でなければいけないというものもあります。

 

 

電子にした方が楽なのになー。
iPadとかもそんなに使い方が難しいものじゃないのに…

 

ペーパーレスのメリット

コスト削減

印刷代、紙代などを節約することができます。

業務の効率化

文字を書くよりパソコンで打った方が慣れてしまえば断然速いです。

定型文をパソコンに覚えさせればいちいち全部書く必要はありません。

ExcelやVBAを使えば「秒」で仕事を片付けることも可能です。

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検索が容易

紙だとファイリングしなければなりません。

「どこにしまったっけ?」

と、探した経験がある人も多いでしょう。

電子であれば検索すればすぐに見つかります。

修正がすぐにできる

電子であれば修正箇所を瞬時に探し出し、すぐに訂正することができます。

間違っている箇所を一括修正することもできますし、検索で探し出すことも可能です。

セキュリティの強化

紙保管だと、誰かが持ち出してしまう可能性があります。

鍵付きの棚で保管するなどをしなければ安心できません。

また、火災などで燃えてしまえば復元は不可能ですし、紙だと劣化や破損などで保管していても使えない可能性もあります。

電子保存であればバックアップを取ってあれば復元可能ですし、閲覧制限やコピー不可能にしてセキュリティの強度をあげることもできます。  

環境破壊を防げる

紙を節約できれば木を切らなくても済みますよね。
環境にやさしいです。

保管スペースがいらない

例えば薬局であれば、処方済の処方せんを保管しておかなければなりません。

すぐに捨てることができないのです。

処方せんが多くなれば多くなるほど保管スペースが必要です。

保管のために倉庫を借りるとその分出費がかさみます。

 

 

ペーパーレスのデメリット

資料の全体像が見えにくい

単語を検索することは電子の方が容易ですが、全体像からピンポイントで何かを探し出すことは紙の方が容易です。

特に書籍などでページ数が多いときは 「ここら辺にこんなことが書いてあったな…」 といった探し方が電子だとできません。

また、電子だと見える範囲が限られています。

例えばタブレットやスマホの画面が小さければ、それに伴って字も小さくなり、見えにくくなってしまいます。 

 

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紙と電子書籍のメリット・デメリットについて徹底解説 ~読書するならあなたはどっち?~
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導入コストがかかる

パソコンやタブレット、ネット環境などの導入コストがかかります。

決して安いものではないので、コスト面が障壁になっている場合も多いでしょう。

システム障害や故障の影響を受ける

電子だと電気が使えなければ終わりです。

災害やシステム障害、ハッキングなどの影響も大です。

閲覧するパソコンやタブレットが壊れてしまえばいくら保存していても見ることができません。

電子機器の知識がないと使えない

上記の「パソコンを使えない年寄りが多い」の説明と同じです。

最低限の知識がないと電子機器を使うことができません。    

 

薬局ではペーパーレスで何ができる?

電子薬歴

現在では紙薬歴の方が少ないのではないでしょうか?

紙薬歴だと時間がかかり、保管するスペースが必要になります。

電子薬歴であれば薬歴を書くスピードが格段に上がり、業務の効率化につながりますし、保管スペースも不要です。  

掲示物

薬局には様々な掲示物を掲示しなければなりません。

薬局情報やジェネリックなどなど…

これらは国の決まりで掲示することになっているのですが、保健所の人以外の誰が見ているのでしょうか?

量も多いので、はっきり言って掲示するのが面倒くさすぎる。

薬局の情報変更や報酬改定で点数が変わったらすべて貼り直しになります。

こんなのすべて電子化にしてしまえばいいとMr.Tは考えています。

見たい人がすぐに見れるように、タブレットを一つ置いておけばいいと思うのですがどうでしょうか?

余ったスペースを有効活用もできますし、掲示物が多すぎてグチャグチャするのも防げますよ。  

保管書類をすべて電子に

薬局では紙保管するものがとても多いです。

業務日誌や体調管理表、オンライン受領書、振込通知書、領収書などなど…

全部電子にしませんか?

紙で取っておく必要あります?      

薬情のペーパーレス化

スマホが1人1台の当たり前の時代になってきました。

お薬手帳もスマホのアプリを活用する人が多くなってきています。

タブレットにデータを送信してしまえば薬情もいらなくなりません?

まだまだ1人1台タブレットは難しいですが、みんなが持つようになれば薬情などの紙媒体で患者に渡しているものもペーパーレスにできると思います。

紙で置いておきたいという人には紙で渡せばいいし、do処方であれば何度も同じものを渡す意味もない。

薬の飲み方なんて薬袋に書いてるし。

 

 

1人1台、iPadが支給される学校もあるそうですよ。
国民全員がiPadなどの電子機器を所持する時代が来るかもしれません。
事実、スマホは結構な割合で持ってますしね。

 

 

まとめ

ペーパーレスのメリット・デメリットについて説明してきました。

新しいものを導入することは誰しも抵抗があります。

しかし、理解して使いこなせるようになれば格段に業務効率は改善しますし、楽になります。

頑なに紙がいいという意見も否定はしませんが、新しいことにチャレンジしないことには反対です。

やってみなければ何も始まりませんし、成長はありません。

少しずつでも世の中にペーパーレスが普及していけばいいなと思います。

 

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